Dashboard-Visualisierung für FM-Entscheider: Warum weniger Zahlen mehr Wirkung haben

Mein erstes FM-Dashboard war ein Desaster. 28 Diagramme, vier Tabs, jede erdenkliche Kennzahl in Echtzeit. Ich war stolz darauf. Die Objektleiter haben es nach zwei Wochen nicht mehr geöffnet. Der Betriebsleiter hat es nie geöffnet. Das C-Level hat weiterhin nach „der einen Zahl” gefragt, die ihnen sagt ob alles läuft.

Das war vor anderthalb Jahren. Seitdem habe ich verstanden: Ein Dashboard ist kein Datenlager. Es ist ein Kommunikationswerkzeug. Und wie bei jeder Kommunikation zählt nicht, was du sagst, sondern was beim Empfänger ankommt.

Das Grundproblem: Techniker bauen Dashboards für Techniker

Die meisten FM-Dashboards werden von Menschen gebaut, die Daten lieben – Projektleiter, Controller, IT-affine Objektleiter. Das Ergebnis sind Dashboards, die technisch korrekt sind, aber die Zielgruppe verfehlen.

Ein Betriebsleiter, der 15 Standorte verantwortet, braucht kein Dashboard mit 28 Diagrammen. Er braucht ein Dashboard, das ihm in drei Sekunden sagt: Welcher Standort hat ein Problem? Was für ein Problem? Wie dringend ist es?

Ein C-Level-Manager braucht noch weniger: Sind wir im Budget? Gibt es Risiken? Wo muss ich eine Entscheidung treffen?

Wenn euer Dashboard mehr als zehn Sekunden braucht, um seine Kernaussage zu vermitteln, ist es zu komplex.

Mein Ansatz: Drei Ebenen, drei Zielgruppen

Nach dem Desaster mit meinem ersten Dashboard habe ich einen dreistufigen Ansatz entwickelt, der in meinen letzten drei Projekten funktioniert hat.

Ebene 1 – Die Ampelansicht (C-Level): Eine einzelne Seite mit fünf bis sieben farbcodierten Indikatoren. Grün: läuft. Gelb: Achtung, Tendenz beobachten. Rot: Handlungsbedarf. Keine Diagramme, keine Zeitreihen, keine Details. Nur Ampeln mit Klartext-Beschriftung. Der CFO sieht auf einen Blick: Budget grün, SLA-Erfüllung grün, Energieverbrauch gelb, Standort Hamburg rot. Fertig. Will er mehr wissen, klickt er auf die Ampel und landet in Ebene 2.

Ebene 2 – Die Trendansicht (Betriebsleiter/Objektleiter): Hier gibt es Diagramme – aber maximal sechs pro Ansicht. Zeitreihen für die wichtigsten KPIs: Kostenentwicklung, Ticketvolumen, SLA-Erfüllung, Energieverbrauch. Alles mit klaren Vergleichswerten: Ist-Wert, Soll-Wert, Vorjahr. Der Objektleiter erkennt Trends und kann Abweichungen erklären.

Ebene 3 – Die Detailansicht (Analysten/Projektleiter): Hier darf es komplex sein. Filtermöglichkeiten, Drilldowns nach Standort, Gewerk, Anlagentyp. Rohdaten zum Exportieren. Diese Ebene ist das Werkzeug für die Datenarbeit – aber sie ist nicht das Dashboard, das im Management-Meeting gezeigt wird.

Die Toolwahl: Was ich empfehle und warum

Ich arbeite mit Apache Superset für die Dashboard-Erstellung. Open Source, kostenlos, läuft selfhosted und verbindet sich direkt mit SQL-Datenbanken. Die Lernkurve ist steiler als bei PowerBI oder Tableau, aber dafür habt ihr die volle Kontrolle über eure Daten – kein Abo, kein Datenabfluss in die Cloud.

Für den schnellen Einstieg taugt auch Metabase. Ebenfalls Open Source, noch einfacher zu bedienen, aber weniger flexibel bei komplexen Visualisierungen.

Wer bereits Microsoft-Infrastruktur hat und ein Budget, kommt an PowerBI kaum vorbei. Die Integration mit Excel und SharePoint ist nahtlos, und für nicht-technische Nutzer ist die Bedienung intuitiver als bei Open-Source-Alternativen.

Mein Rat: Nehmt das Tool, das zu eurer Infrastruktur passt. Das beste Dashboard ist das, das eure Leute tatsächlich öffnen – nicht das technisch überlegene, das niemand versteht.

Fünf Design-Regeln, die den Unterschied machen

Aus meinen Fehlern und Experimenten habe ich fünf Regeln destilliert, die jedes FM-Dashboard besser machen.

Regel 1: Eine Frage pro Ansicht. Jede Dashboard-Seite beantwortet genau eine Frage. „Wie ist der Budgetstatus?” ist eine Seite. „Wie entwickeln sich die SLAs?” ist eine andere. Mischdashboards, die alles auf einmal zeigen, überfordern.

Regel 2: Kontext statt Zahl. Eine Zahl ohne Vergleichswert ist bedeutungslos. „Ticketvolumen: 340” sagt nichts. „Ticketvolumen: 340 (Vormonat: 290, +17%)” sagt alles. Jede Kennzahl braucht einen Referenzpunkt.

Regel 3: Farbe sparsam einsetzen. Rot, Gelb, Grün – und sonst nichts. Keine bunten Diagramme, keine farbcodierten Kategorien. Farbe ist ein Signal, kein Dekorationselement. Wenn alles bunt ist, ist nichts auffällig.

Regel 4: Mobile-First denken. Der Objektleiter schaut euer Dashboard auf dem Handy an, nicht am 27-Zoll-Monitor. Gestaltet die wichtigste Ansicht so, dass sie auf einem Smartphone-Bildschirm funktioniert.

Regel 5: Aktualisierungsfrequenz kommunizieren. Nichts untergräbt Vertrauen schneller als Daten, von denen niemand weiß, wie alt sie sind. Schreibt auf jede Ansicht, wann die Daten zuletzt aktualisiert wurden. „Stand: 08.02.2026, 06:00 Uhr” schafft Vertrauen. Fehlende Zeitstempel erzeugen Misstrauen.

Die Datengrundlage: Wo die meisten scheitern

Ein Dashboard kann nur so gut sein wie seine Datenquelle. In meiner Erfahrung scheitern 60 Prozent der Dashboard-Projekte nicht am Tool oder am Design, sondern an der Datenlage.

Die häufigsten Probleme: Daten liegen in verschiedenen Excel-Dateien ohne einheitliche Struktur. CAFM-Daten sind unvollständig, weil Techniker nicht alles einpflegen. Kostendaten aus dem ERP und operative Daten aus dem CAFM lassen sich nicht verknüpfen, weil die Schlüsselfelder nicht übereinstimmen.

Mein Ansatz: Bevor ich ein Dashboard baue, investiere ich mindestens genauso viel Zeit in die Datenaufbereitung. Eine saubere SQL-Datenbank als Zwischenschicht, die Daten aus verschiedenen Quellen zusammenführt und bereinigt. Das klingt nach viel Aufwand – ist es auch. Aber es ist der einzige Weg zu einem Dashboard, dem die Nutzer vertrauen.

Mein konkreter Tipp

Baut nicht das perfekte Dashboard. Baut das einfachste Dashboard, das eine konkrete Frage eures Managements beantwortet. Eine einzige Ansicht mit fünf Ampeln, die zeigt ob die wichtigsten Standorte im Plan sind. Zeigt es eurem Betriebsleiter. Hört zu, was er als Erstes fragt. Baut die nächste Ansicht basierend auf dieser Frage. In vier Wochen habt ihr ein Dashboard, das wirklich genutzt wird – weil es die Fragen beantwortet, die eure Entscheider tatsächlich haben.

Wie sehen eure FM-Dashboards aus? Nutzt sie jemand – oder sind sie zum Reporting-Pflichtprogramm geworden?