n8n-Workflows aus dem FM-Alltag: 5 Automatisierungen, die sofort Zeit sparen

Wenn mir jemand vor zwei Jahren gesagt hätte, dass ich als FM-Projektleiter meine eigenen Automatisierungen baue, hätte ich gelacht. Automatisierung – das macht die IT-Abteilung. Oder ein externer Dienstleister. Oder niemand, weil das Budget fehlt.

Dann habe ich n8n entdeckt. Eine Open-Source-Plattform für Workflow-Automatisierung, die selfhosted auf einem einfachen Linux-Server läuft. Keine Lizenzkosten, keine Cloud-Abhängigkeit, keine IT-Abteilung nötig. Und plötzlich konnte ich Prozesse automatisieren, über die ich mich seit Jahren geärgert habe.

Hier sind fünf Workflows, die ich tatsächlich im FM-Alltag nutze – mit ehrlicher Einschätzung, was sie bringen und was nicht.

Workflow 1: Automatische Rechnungsdaten-Erfassung

Das Problem: Jeden Monat kommen 80 bis 120 Eingangsrechnungen von Nachunternehmern. Die Daten – Rechnungsnummer, Betrag, Leistungszeitraum, Kostenstelle – müssen in eine Übersicht und später ins ERP. Manuell dauert das zwei bis drei Stunden pro Woche.

Der Workflow: n8n überwacht einen E-Mail-Posteingang. Wenn eine Rechnung als PDF-Anhang eingeht, extrahiert der Workflow den Text, schickt ihn an die Claude-API mit einem spezialisierten Prompt und schreibt die extrahierten Daten in eine PostgreSQL-Datenbank. Am Ende der Woche generiert ein zweiter Workflow eine Übersichtsliste für die Rechnungsfreigabe.

Ehrliche Bilanz: Funktioniert bei standardisierten Rechnungen sehr gut – Trefferquote bei strukturierten Rechnungen liegt bei über 90 Prozent. Bei handschriftlichen Rechnungen oder ungewöhnlichen Layouts sinkt die Qualität deutlich. Ich prüfe trotzdem jede extrahierte Rechnung kurz gegen – aber statt drei Stunden Eingabe sind es jetzt 30 Minuten Kontrolle.

Workflow 2: Störmeldungs-Eskalation mit automatischer Priorisierung

Das Problem: Störmeldungen kommen über verschiedene Kanäle: E-Mail, Telefon (wird manuell eingetippt), manchmal auch per WhatsApp-Nachricht. Die Priorisierung erfolgt manuell durch den Disponenten. Bei 30 bis 50 Meldungen pro Tag gehen Prioritäten unter.

Der Workflow: Alle Störmeldungen landen in einem zentralen Posteingang. n8n klassifiziert sie automatisch: Ist eine kritische Anlage betroffen? Steht ein SLA-Verstoß bevor? Gibt es eine Häufung am selben Standort? Basierend auf einfachen Regeln (nicht KI – einfache If-Then-Logik reicht hier) werden die Meldungen priorisiert und an den zuständigen Techniker weitergeleitet. Bei Prio-1-Meldungen geht zusätzlich eine SMS an den Bereitschaftsdienst.

Ehrliche Bilanz: Die automatische Priorisierung funktioniert in 85 Prozent der Fälle korrekt. Die restlichen 15 Prozent sind Grenzfälle, die der Disponent manuell nachjustiert. Der größte Gewinn ist nicht die Priorisierung selbst, sondern die Dokumentation: Jede Meldung wird automatisch mit Zeitstempel, Klassifizierung und Zuordnung gespeichert. Das war vorher eine Dauerlücke in unserem Reporting.

Workflow 3: Automatischer Monatsreport

Das Problem: Der Monatsreport für den Kunden – eine Zusammenfassung aller KPIs, Tickets, Kosten und Maßnahmen – dauerte bisher anderthalb Tage. Daten aus dem Ticketsystem exportieren, mit Kostendaten abgleichen, KPIs berechnen, Text formulieren, in eine Vorlage einfügen.

Der Workflow: Am ersten Werktag des Monats triggert n8n einen Workflow, der Daten aus der PostgreSQL-Datenbank zieht – Ticketstatistiken, Kostendaten, SLA-Auswertungen. Die Zahlen werden in eine vordefinierte Struktur gebracht und an die Claude-API geschickt, die daraus Berichtstexte formuliert: Zusammenfassung, Abweichungsanalyse, Maßnahmenvorschläge. Das Ergebnis wird als Markdown-Datei gespeichert und per E-Mail an mich geschickt – zur finalen Prüfung und Freigabe.

Ehrliche Bilanz: Die Zeitersparnis ist enorm – von anderthalb Tagen auf zwei Stunden (inklusive meiner Durchsicht und Korrekturen). Die KI-generierten Texte sind zu 70 Prozent direkt verwendbar. Die restlichen 30 Prozent brauchen Feinschliff – vor allem bei der Interpretation von Ausreißern und bei kundenspezifischen Formulierungen. Trotzdem: einer meiner wertvollsten Workflows.

Workflow 4: Wartungsplan-Erinnerungen und Fristenverwaltung

Das Problem: Wartungsfristen, TÜV-Termine, Prüffristen nach DGUV, Filterwechsel-Intervalle – alles mit unterschiedlichen Zyklen, an verschiedenen Standorten, für verschiedene Anlagentypen. In einer Excel-Liste, die niemand regelmäßig prüft.

Der Workflow: Die Wartungs- und Prüftermine liegen in einer Datenbanktabelle. Ein täglicher n8n-Workflow prüft, welche Fristen in den nächsten 14, 7 und 3 Tagen fällig sind. Je nach Fristdringlichkeit werden unterschiedliche Benachrichtigungen ausgelöst: 14 Tage vorher eine Info-Mail an den zuständigen Techniker, 7 Tage vorher eine Erinnerung an Techniker und Objektleiter, 3 Tage vorher eine Eskalation an mich.

Ehrliche Bilanz: Einfacher Workflow, großer Effekt. Seitdem wir die automatischen Erinnerungen haben, ist keine einzige Prüffrist mehr unbemerkt abgelaufen. Das klingt banal, ist aber in der Praxis Gold wert – weil versäumte Prüffristen im Industrial FM zu Betriebsunterbrechungen oder Versicherungsproblemen führen können.

Workflow 5: Angebots-Nachverfolgung

Das Problem: Nach dem Versand eines Angebots folgt der Nachverfolgungsprozess: Rückfragen beantworten, Status prüfen, nach zwei Wochen nachfassen. Bei zehn bis fünfzehn laufenden Angeboten gleichzeitig gehen Follow-ups unter.

Der Workflow: Wenn ich ein Angebot in der Datenbank als „versendet” markiere, startet n8n eine automatische Nachverfolgungskette. Nach sieben Tagen ohne Status-Update bekomme ich eine Erinnerung. Nach 14 Tagen wird automatisch eine Follow-up-E-Mail vorbereitet (nicht versendet – ich will sie vorher sehen). Nach 30 Tagen ohne Rückmeldung wird das Angebot als „inaktiv” markiert und ich bekomme eine Zusammenfassung aller offenen Angebote.

Ehrliche Bilanz: Der Workflow verhindert, dass Angebote im Tagesgeschäft untergehen. Die automatisch vorbereiteten Follow-up-Mails nutze ich als Vorlage und passe sie individuell an. Geschätzte Zeitersparnis: eine Stunde pro Woche, aber der eigentliche Wert liegt in den Angeboten, die nicht mehr durchrutschen.

Was ihr für den Einstieg braucht

n8n selfhosted installieren: Ein Linux-Server (kann ein alter Laptop sein), Docker installiert, n8n per Docker-Compose starten. Das dauert 15 bis 20 Minuten. Anleitungen gibt es kostenlos auf der n8n-Website.

Für die KI-Integration braucht ihr einen API-Key von Anthropic (Claude) oder OpenAI. Die Kosten liegen bei wenigen Euro pro Monat für typische FM-Anwendungen.

Mein Tipp: Startet mit Workflow 4 – der Fristenverwaltung. Der ist am einfachsten umzusetzen, braucht keine KI-Integration und liefert sofort sichtbaren Nutzen. Wenn das läuft, baut ihr die anderen Workflows Stück für Stück dazu.

Welche Prozesse in eurem FM-Alltag schreien nach Automatisierung? Ich bin gespannt, welche Ideen ihr habt.