Baselining 101: Warum die meisten FM-Digitalisierungsprojekte am fehlenden Ist-Zustand scheitern

Die Zahl geistert durch praktisch jede Digitalisierungs-Präsentation: „70 Prozent aller digitalen Transformationsprojekte scheitern.” Sie klingt seriös, ist es aber nicht. Wer ihr nachgeht, landet bei einer unsauber zitierten McKinsey-Studie, die eigentlich etwas anderes gemessen hat, bei einem Forbes-Artikel ohne Methodik und schließlich bei einer Schätzung aus einem Managementbuch von 1993, die die Autoren selbst als „unwissenschaftlich” bezeichnet haben. Eine wissenschaftliche Überprüfung fand für die 70-Prozent-Behauptung keinerlei empirische Grundlage. Das zeigt, wie viel Digitalisierungs-Diskurs auf Bauchgefühl statt auf Daten beruht. Das Problem beginnt schon vor der Software-Auswahl, beim fehlenden Ist-Zustand.

Der eigentliche Fehler: digitalisierte Dysfunktion

Auch ohne belastbare Scheiterquote lässt sich der häufigste konkrete Fehler benennen. Unternehmen dokumentieren ihre bestehenden, oft unsauberen Prozesse bis ins Detail und bilden sie dann originalgetreu in einer neuen, teuren Software nach. Das Ergebnis ist digitalisierte Dysfunktion: derselbe unklare Freigabeprozess, jetzt mit einem hübscheren Formular. Wer 80 Prozent des Digitalisierungsbudgets in Technologie steckt und nur 20 Prozent in Prozessarbeit und Change Management, baut dieses Risiko ein. Baselining verhindert den Fehler. Es ist eine saubere, ehrliche Bestandsaufnahme, bevor überhaupt über ein Tool gesprochen wird.

Was Baselining konkret bedeutet

Baselining lässt sich in vier Schritte gliedern, die sich aus der klassischen internen Analyse ableiten und fast eins zu eins auf FM-Digitalisierungsprojekte übertragen lassen.

Zuerst kommt die Zieldefinition: Welches konkrete Problem soll gelöst werden, Kostensenkung, kürzere Reaktionszeiten oder bessere Dokumentation? Ohne dieses Ziel lässt sich später nicht beurteilen, ob die Digitalisierung etwas gebracht hat. Danach folgt die interne Bestandsaufnahme. Erfasst werden Ressourcen, Kompetenzen, bestehende Prozesse und die Abläufe, nach denen im Alltag tatsächlich gearbeitet wird, unabhängig vom Organigramm. Dazu gehört eine nüchterne Kennzahlenanalyse, etwa Kosten pro betreuter Fläche, Materialverbrauch, Personalauslastung oder bestehende Compliance-Dokumentation, je nach Objekt und Schwerpunkt unterschiedlich, aber immer mit echten Zahlen statt Schätzungen. Der dritte Schritt bezieht die externe Perspektive ein: Marktentwicklungen, regulatorische Anforderungen und Kundenerwartungen, die auf die eigenen Prozesse einwirken. Erst im vierten Schritt leitet man aus interner Stärke und externen Anforderungen konkrete Digitalisierungsziele ab, und damit auch die Anforderungen an die Software, in dieser Reihenfolge.

Warum die Reihenfolge entscheidet

Bei gescheiterten Projekten ist die Reihenfolge fast immer umgekehrt. Erst wird eine Software ausgewählt, weil sie modern aussieht oder ein Wettbewerber sie nutzt, danach versucht man, die eigenen Prozesse irgendwie hineinzupressen. Ohne sauberen Ist-Zustand fehlt außerdem der Vergleichswert, um den Erfolg später zu belegen. „Die Bearbeitungszeit ist jetzt kürzer” ist wertlos, wenn niemand weiß, wie lang sie vorher war. Baselining liefert diesen Referenzpunkt: eine dokumentierte, mit Zahlen unterlegte Beschreibung des Zustands vor der Veränderung, an der sich jede spätere Verbesserung messen lässt.

Der praktische Einstieg

Ein Baselining-Projekt muss nicht das ganze Unternehmen umfassen. Sinnvoll ist ein einzelnes Objekt oder ein einzelner Prozess als Pilotbereich, etwa die Störungsbearbeitung an einem Standort. Dort erfasst man über einen begrenzten Zeitraum, typischerweise vier bis acht Wochen, die tatsächlichen Abläufe und Kennzahlen, auch die unschönen Stellen: doppelt gepflegte Daten, informelle Abkürzungen, ungeschriebene Ausnahmeregeln. Diese ehrliche Bestandsaufnahme ist unbequemer als eine Softwarepräsentation, aber nur auf ihr kann eine Digitalisierung etwas verbessern, statt ein neues Interface über ein altes Problem zu legen.

Fazit

Man muss der 70-Prozent-Zahl nicht glauben, um zu sehen, dass viele FM-Digitalisierungsprojekte an derselben Stelle scheitern: Der Ist-Zustand wird nicht ehrlich angeschaut, bevor die Technologieentscheidung fällt. Baselining verzögert das Projekt nicht. Es verhindert, dass ein teures neues System am Ende dieselben Probleme trägt wie das alte, nur digital.

Quellen:

• Do 70% of Digital Transformations Fail? Tracing the Number
• Digital Transformation Failure Rate: Why Most Projects Fall Short
• Interne Analyse im Facility Management: Leitfaden