ESG-Reporting ohne Excel-Chaos: Warum auch nicht berichtspflichtige FM-Unternehmen jetzt handeln sollten
Mike Adler
Projektleiter Baseline und Digital PM
Inhalt
Seit dem EU-Omnibus-Verfahren atmet der Mittelstand auf: Die CSRD-Schwellenwerte wurden deutlich angehoben. Direkt berichtspflichtig sind nur noch Unternehmen mit mehr als 1.000 Mitarbeitenden und über 450 Millionen Euro Jahresumsatz, EU-weit rund 10.000 statt der ursprünglich erwarteten 50.000 Unternehmen. Wer als FM-Dienstleister darunter liegt, hat formal keine eigene Berichtspflicht mehr. Das Aufatmen ist trotzdem verfrüht, denn die Pflicht rutscht eine Stufe die Lieferkette hinunter.
Der Kaskadeneffekt
Die rund 10.000 weiterhin CSRD-pflichtigen Konzerne müssen ihre Scope-3-Emissionen und sozialen Kennzahlen entlang der gesamten Lieferkette erfassen. Dafür holen sie ESG-Daten bei ihren Dienstleistern und Zulieferern ein. Hat ein FM-Unternehmen einen Konzern als Kunden, direkt oder als Sub-Dienstleister, bekommt es früher oder später eine ESG-Anfrage, unabhängig von der eigenen Berichtspflicht. 2026 ist das Jahr, in dem die erste Welle dieser Fragebögen bei Zulieferern und Dienstleistern ankommt.
Das Problem kennt man aus der Zeit vor einem einheitlichen Standard: Ein Kunde fragt 80 Datenpunkte ab, der nächste 150, in unterschiedlichen Formaten, als Excel-Fragebogen, EcoVadis-Rating, CDP-Fragebogen oder individueller PDF-Katalog. Ohne eigene Struktur beantwortet man jede Anfrage von Grund auf einzeln, mit entsprechendem Zeitaufwand.
Der VSME-Standard als Antwort
Für genau diese Situation wurde der VSME-Standard geschaffen, ein freiwilliger EU-Berichtsstandard für nicht börsennotierte kleine und mittlere Unternehmen. Er besteht aus einem Basismodul mit rund elf verpflichtenden Datenpunkten, darunter Energieverbrauch, Treibhausgase nach Scope 1 und 2, grundlegende Personalkennzahlen und Governance-Basisangaben. Dazu kommt ein erweitertes Modul für Unternehmen, die mehr Tiefe zeigen wollen, etwa mit Klimarisikobewertungen oder eigenen Scope-3-Indikatoren.
Wichtig für die Praxis ist die im Omnibus-Paket verankerte „Value Chain Cap”: Große, berichtspflichtige Unternehmen dürfen ihre kleineren Lieferanten ohne eigene CSRD-Pflicht nur noch nach dem VSME-Basismodul abfragen und nicht mehr mit beliebig umfangreichen Individualfragebögen. Der Aufwand auf der Zulieferer-Seite bleibt damit auf ein überschaubares, standardisiertes Set an Kennzahlen begrenzt.
Was das für den Aufwand bedeutet
Die erste Erstellung eines VSME-Basisberichts kostet ein FM-Dienstleistungsunternehmen typischerweise 20 bis 40 Stunden internen Aufwand, mit externer Unterstützung alternativ 1.500 bis 4.000 Euro. Das ist überschaubar, sofern die zugrunde liegenden Daten strukturiert vorliegen. Genau hier steckt der große Hebel: Ist der VSME-Basisbericht einmal erstellt, lässt er sich als Standarddokument für praktisch jede folgende Kundenanfrage wiederverwenden. Die relevanten Werte werden nur noch in das jeweilige Anfrageformat übertragen. Für die zweite, dritte und zehnte Anfrage sinkt der Zeitaufwand auf ein bis drei Stunden, vorausgesetzt, der Bericht wird jährlich aktualisiert und nicht bei jeder Anfrage neu zusammengesucht.
Der Fehler, den man vermeiden sollte
Der naheliegende, aber teure Reflex ist, jede eingehende ESG-Anfrage als Einzelfall in einer neuen Excel-Tabelle zu beantworten. Spätestens bei der dritten oder vierten Anfrage entsteht dasselbe Chaos wie in der Anlagendatenverwaltung: unterschiedliche Versionsstände, keine einheitliche Quelle für „den aktuellen Energieverbrauch” oder „die aktuelle Mitarbeiterzahl” und am Ende widersprüchliche Angaben gegenüber verschiedenen Kunden.
Sinnvoller ist derselbe Ansatz, der sich schon bei der Anlagendatenverwaltung und beim Kundenportal bewährt hat: eine einzige strukturierte Datenquelle für die elf VSME-Basiskennzahlen, die einmal gepflegt und für jede externe Anfrage nur noch exportiert wird, ob als eigenständiger VSME-Bericht, als Eingabe in ein EcoVadis-Formular oder als Kachel im eigenen Kundenportal.
Der praktische Einstieg
Wer noch keine Anfrage bekommen hat, sollte trotzdem jetzt beginnen und nicht auf den ersten Fragebogen warten. Energieverbrauch, direkte und eingekaufte Emissionen, Mitarbeiterstruktur und grundlegende Governance-Angaben legt man als feste, jährlich aktualisierte Datenpunkte an, unabhängig davon, ob schon eine Anfrage vorliegt. Wer diese Basis hat, wenn der erste Großkunde fragt, beantwortet die Anfrage in Stunden statt in Wochen. Wer sie nicht hat, beginnt die Datensammlung unter Zeitdruck, meist bei einer Frist von zwei oder drei Wochen.
Fazit
Die Anhebung der CSRD-Schwellenwerte hat viele FM-Unternehmen formal aus der Berichtspflicht entlassen, nicht aber aus der Praxisrealität ihrer Kunden. Wer einen berichtspflichtigen Konzern zu seinen Kunden zählt, sollte den VSME-Standard ernst nehmen. Er spart Arbeit, weil sich wiederkehrende ESG-Anfragen damit ein für alle Mal strukturiert beantworten lassen, statt sie jedes Mal neu abzuarbeiten.
Quellen:
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Projektleiter Baseline und Digital PM
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