KI im FM-Konzern und ISO 27001: Wo die Auditierung endet und die Probleme anfangen

Vor ein paar Monaten saß ich in einem Audit-Vorbereitungsmeeting. Der Informationssicherheitsbeauftragte stellte eine einfache Frage: „Welche KI-Systeme nutzt ihr in eurem Bereich, und wie sind die dokumentiert?” Stille im Raum. Es nutzten durchaus Leute KI, aber niemand hatte eine vollständige Antwort. Ein Kollege hatte Claude für Vertragszusammenfassungen genutzt. Ein anderer ließ Störmeldungen über einen selbstgebauten Chatbot laufen. Und das Predictive-Maintenance-Modul im CAFM? Hatte das auch KI drin? Keiner wusste es genau.

Diese Szene spielt sich gerade in vielen FM-Unternehmen ab. KI sickert in die Prozesse ein, schneller als die Governance hinterherkommt. Spätestens wenn der Auditor vor der Tür steht, wird das zum Problem.

ISO 27001 und KI: Was der Standard abdeckt und was nicht

ISO 27001:2022 ist der Goldstandard für Informationssicherheits-Managementsysteme. Viele FM-Konzerne sind zertifiziert oder streben die Zertifizierung an. Der Standard wurde allerdings nicht für KI geschrieben.

Die 93 Controls in Annex A lassen sich auf KI anwenden: Asset Management für Trainingsdaten und Modelle, Logging und Monitoring für Audit Trails, Cloud-Sicherheit für SaaS-basierte KI-Dienste. Technisch ist das machbar. ISO 27001 konzentriert sich aber auf Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit, die klassische CIA-Triade. Nicht abgedeckt sind algorithmische Fairness, Bias in Entscheidungsmodellen, Erklärbarkeit von KI-Outputs und Modell-Governance, also genau die Themen, die bei einem KI-Audit jenseits der IT-Sicherheit relevant werden.

Ihr könnt also ISO-27001-konform sein und trotzdem eine KI betreiben, die diskriminierend priorisiert, intransparent entscheidet oder Daten verarbeitet, die sie nicht verarbeiten dürfte. Der Sicherheitsstandard allein reicht nicht.

Wer es ernster meint, sollte sich ISO 42001 anschauen, den ersten internationalen Standard für KI-Managementsysteme, verabschiedet Ende 2023. Er ergänzt ISO 27001 um die fehlenden Bausteine KI-Governance, Fairness, Transparenz und Rechenschaftspflicht. Für FM-Unternehmen, die Hochrisiko-KI einsetzen, wird die Kombination beider Standards mittelfristig zum Mindeststandard.

Lückenlose Auditierung: Was das konkret bedeutet

„Lückenlose Auditierung” klingt nach Papierkram. Mit KI im Spiel gehört sie zu den anspruchsvollsten Anforderungen.

Bei einem klassischen IT-System reicht ein Zugriffslog: Wer hat wann was gemacht? Bei KI-Systemen braucht ihr die gesamte Entscheidungskette nachvollziehbar. Welche Eingabedaten hat das Modell erhalten? Welche Modellversion lief zu diesem Zeitpunkt? Welche Parameter waren aktiv? Welches Ergebnis wurde erzeugt? Hat ein Mensch es geprüft und freigegeben?

Ein Beispiel aus dem FM: Euer Predictive-Maintenance-System empfiehlt, die Wartung einer Kälteanlage vorzuziehen, weil die Sensordaten eine Anomalie zeigen. Fällt die Anlage trotzdem aus, muss der Auditor nachvollziehen können, welche Sensordaten vorlagen, wie das Modell sie bewertet hat, wer informiert wurde und wer entschieden hat, die Wartung tatsächlich vorzuziehen oder eben nicht.

Der EU AI Act verschärft das ab August 2026: Für Hochrisiko-KI-Systeme müssen Audit-Logs mindestens sechs Monate aufbewahrt werden, und sie müssen detailliert genug sein, um die Funktionsweise des Systems im Nachhinein zu überprüfen. Das ist Pflicht und kein Wunsch.

In der Praxis heißt das: strukturierte, unveränderbare Logs mit Zeitstempeln für jeden Verarbeitungsschritt. Eine manuell gepflegte Excel-Tabelle genügt nicht, es braucht ein automatisiertes Logging-System, das jeden Inference-Aufruf, jede Dateneingabe und jede menschliche Entscheidung festhält.

Der EU AI Act: Was FM-Unternehmen jetzt wissen müssen

Seit Februar 2025 gelten die ersten Verbote und Pflichten des EU AI Act. Im August 2026, also im kommenden Jahr, greift die volle Compliance-Pflicht für Hochrisiko-KI. Das betrifft FM-Konzerne direkt.

Entscheidend ist, in welche Risikokategorie eure KI-Anwendungen fallen.

Verboten sind Echtzeit-Gesichtserkennung zur Überwachung, Emotionserkennung am Arbeitsplatz und soziale Bewertungssysteme. Das klingt nach Science Fiction, aber im FM gibt es Anbieter, die „Sicherheitsmonitoring per Kamera mit Emotionsanalyse” verkaufen. Das ist seit Februar 2025 in der EU illegal.

Als Hochrisiko mit strengen Compliance-Pflichten gelten biometrische Zugangskontrolle, KI-gestützte Sicherheitsüberwachung in kritischer Infrastruktur und Systeme, die Personalentscheidungen beeinflussen, etwa KI-basierte Einsatzplanung oder Leistungsbewertung. Auch Predictive Maintenance in kritischer Infrastruktur kann als Hochrisiko eingestuft werden, wenn Ausfälle Menschenleben gefährden.

Begrenztes Risiko bedeutet Transparenzpflichten. GenAI-Chatbots für Störmeldungen oder interne Assistenten müssen als KI gekennzeichnet sein, Nutzer müssen wissen, dass sie mit einer KI interagieren.

Minimales Risiko ohne besondere Auflagen haben Energieoptimierung, Reinigungsplanung und allgemeine Datenanalysen ohne Personenbezug.

Viele übersehen, dass FM-Unternehmen in der Regel „Deployer” sind: Sie setzen KI ein, entwickeln sie aber nicht selbst. Als Deployer tragen sie trotzdem eigene Pflichten. Für Hochrisiko-Systeme müsst ihr eine Grundrechte-Folgenabschätzung durchführen, menschliche Aufsicht gewährleisten, Mitarbeiter über den KI-Einsatz informieren und Audit-Logs führen. Die Verantwortung liegt beim Hersteller und bei euch gemeinsam.

DSGVO und KI: Wo Artikel 22 zur Stolperfalle wird

Die DSGVO gab es vor dem EU AI Act, und sie gilt parallel weiter. Der Knackpunkt ist Artikel 22: Niemand darf einer Entscheidung unterworfen werden, die ausschließlich auf automatisierter Verarbeitung beruht und rechtliche Wirkung entfaltet oder ihn erheblich beeinträchtigt.

Für FM heißt das konkret: Verweigert eure KI einem Mitarbeiter den Zugang, ist das rechtliche Wirkung. Erstellt sie die Schichtplanung ohne menschliche Prüfung und jemand hat deswegen Nachteile, ist das erhebliche Beeinträchtigung. Entscheidet sie, welcher Techniker zu welchem Einsatz fährt, mit Auswirkungen auf Arbeitszeiten und Vergütung, greift Artikel 22.

Die Lösung klingt einfach: menschliche Aufsicht einbauen. In der Praxis ist das schwieriger als gedacht. Menschliche Aufsicht heißt nicht, dass ein Objektleiter morgens einmal auf „Freigeben” klickt, ohne die 50 KI-Empfehlungen tatsächlich geprüft zu haben. Die Aufsicht muss „bedeutsam” sein: Der Mensch muss die Möglichkeit und die Kompetenz haben, die KI-Entscheidung zu verstehen und zu überstimmen.

Dazu kommt die Datenschutz-Folgenabschätzung, die für jedes KI-System mit Personenbezug Pflicht ist, und das Recht auf Erklärung. Betroffene müssen verstehen können, warum die KI so entschieden hat. „Der Algorithmus hat das berechnet” reicht nicht.

Das deutsche Sonderthema: Betriebsrat und BetrVG

In Deutschland gibt es eine Compliance-Ebene, die viele unterschätzen: das Betriebsverfassungsgesetz. Paragraf 87 Absatz 1 Nummer 6 gibt dem Betriebsrat ein zwingendes Mitbestimmungsrecht bei technischen Einrichtungen, die dazu geeignet sind, Verhalten oder Leistung der Arbeitnehmer zu überwachen.

Entscheidend ist das Wort „geeignet”. Es reicht, dass die KI technisch dazu in der Lage wäre, ob ihr sie zur Überwachung einsetzt, spielt keine Rolle. Eine KI-basierte Einsatzplanung, die protokolliert, welcher Techniker wie schnell welche Störung bearbeitet, ist geeignet zur Leistungsüberwachung, die Mitbestimmung ist erforderlich. Das gilt auch für eine biometrische Zugangskontrolle, die Zugangszeiten und -muster erfasst, und für einen GenAI-Chatbot über Firmenaccounts, bei dem der Arbeitgeber die Nutzungsdaten einsehen kann.

Ein Urteil des Arbeitsgerichts Hamburg vom Januar 2024 hat zwar klargestellt, dass bei freiwilliger Nutzung von ChatGPT über private Accounts keine Mitbestimmung nötig ist, weil der Arbeitgeber keinen Zugriff auf die Nutzungsdaten hat. Für firmenbereitgestellte KI-Tools gilt das ausdrücklich nicht.

Wer als FM-Unternehmen KI einführt, ohne den Betriebsrat einzubinden, riskiert eine einstweilige Verfügung, und das System wird abgeschaltet. Ich habe das in einem benachbarten Unternehmen erlebt, und es war nicht schön.

Shadow AI: Die unsichtbare Compliance-Katastrophe

Das größte Risiko ist die KI, von der ihr nichts wisst. Studien zeigen, dass über 80 Prozent der Mitarbeiter in Unternehmen unautorisierte KI-Tools nutzen. Im FM ist das besonders kritisch: Ein Techniker gibt Gebäudepläne in ChatGPT ein, um eine Störungsbeschreibung zu formulieren. Ein Objektleiter lässt Vertragsdaten von Claude zusammenfassen. Ein Controller speist Kostendaten in ein KI-Tool, das er auf einer Konferenz entdeckt hat.

Jeder dieser Fälle kann ein DSGVO-Verstoß sein und ein ISO-27001-Finding erzeugen, und keiner steht im Audit-Trail.

Verbote funktionieren nach meiner Erfahrung nicht. Es hilft eine klare Richtlinie, welche Tools zugelassen sind, kombiniert mit einer internen Alternative, die gut genug ist, dass die Mitarbeiter sie freiwillig nutzen. Dazu kommen technische Maßnahmen wie Data Loss Prevention für sensible Daten und Netzwerk-Monitoring für GenAI-Dienste.

Wo ihr KI im FM besser nicht einsetzen solltet

Aus der Summe aller Regularien ergibt sich eine klare Negativliste für den FM-Bereich.

Keine Emotionserkennung in Gebäuden: Sie ist unter dem EU AI Act verboten, egal wie gut die Verkaufsargumente für „Sicherheitsmonitoring” klingen. Keine vollautomatisierten Personalentscheidungen ohne menschliche Prüfung, ob bei Einsatzplanung, Leistungsbewertung oder Schichtzuteilung. Kein Training von Sprachmodellen mit unbereinigten Bestandsdaten, die Personennamen, Adressen oder Gesundheitsinformationen enthalten. Keine biometrische Echtzeit-Identifikation ohne ausdrückliche Einwilligung und ohne Betriebsratsbeteiligung.

Oft vergessen wird ein weiterer Punkt: keine KI-gestützte Sicherheitsüberwachung in kritischer Infrastruktur ohne vollständige Grundrechte-Folgenabschätzung und ohne dokumentierte Notfallprozeduren für den Fall, dass die KI ausfällt oder Fehlalarme produziert.

BSI-Empfehlungen: Was die deutsche Cyber-Behörde sagt

Das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik hat in den letzten zwei Jahren mehrere Leitfäden zu KI veröffentlicht. Sie sind nicht rechtsverbindlich, gelten aber bei Audits und behördlichen Prüfungen als Referenz.

Besonders relevant für FM sind die BSI-Empfehlungen zu Evasion Attacks auf LLMs, also Angriffen, bei denen jemand über manipulierte Eingaben das Verhalten einer KI steuert. Bringt ein Prompt-Injection-Angriff euren GenAI-Chatbot für Störmeldungen dazu, interne Gebäudedaten preiszugeben, ist das ein Sicherheitsvorfall. Das BSI empfiehlt sichere System-Prompts, die Filterung bösartiger Eingaben und explizite Bestätigungsmechanismen bei kritischen Aktionen.

FM-Unternehmen, die kritische Infrastruktur betreuen, müssen zusätzlich die Anforderungen der NIS2-Richtlinie erfüllen. Seit 2025 müssen Betreiber kritischer Infrastruktur Cybersecurity-Vorfälle melden, und KI-Systeme fallen ausdrücklich in den Geltungsbereich.

Mein Fazit: Compliance ist ein Dauerzustand

Die Regulierungslandschaft für KI im FM ist komplex: ISO 27001 als Sicherheitsbasis, der EU AI Act als KI-spezifisches Regelwerk, die DSGVO für Personendaten, das BetrVG für die Mitbestimmung, BSI-Empfehlungen als Orientierung. Kein einzelner Standard deckt alles ab.

Mein Rat: Fangt mit einer Bestandsaufnahme an. Erstellt eine Liste aller KI-Systeme in eurem Unternehmen, offiziell und inoffiziell. Klassifiziert jedes System nach der Risikoeinstufung des EU AI Act. Prüft für jedes, ob Personendaten verarbeitet werden und ob der Betriebsrat eingebunden wurde. Schließt dann die Lücken, zuerst bei den Hochrisiko-Systemen, danach beim Rest.

Der August 2026 ist der harte Stichtag für die volle EU-AI-Act-Compliance bei Hochrisiko-KI. Bis dahin bleibt weniger als ein Jahr. Wer jetzt nicht anfängt, schafft es kaum rechtzeitig und riskiert Bußgelder von bis zu 35 Millionen Euro oder 7 Prozent des weltweiten Jahresumsatzes.

Für die meisten FM-Anwendungen wie Energieoptimierung, Reinigungsplanung und allgemeine Datenanalysen ist der Compliance-Aufwand überschaubar. Kritisch sind biometrische Systeme, sicherheitsrelevante KI und alles, was Personalentscheidungen beeinflusst. Dort müsst ihr gründlich sein. Beim Rest genügen gesunder Menschenverstand und eine saubere Dokumentation.

Wie geht euer Unternehmen mit KI-Compliance um? Habt ihr bereits eine KI-Bestandsaufnahme gemacht, oder steht das noch auf der To-do-Liste?

Update, Oktober 2026

Der Stichtag im August 2026 gilt für Hochrisiko-KI nicht mehr. Das Digital Omnibus on AI ist beschlossen und seit dem 27. Juli 2026 in Kraft. Die Pflichten für eigenständige Hochrisiko-Systeme (Annex III), etwa KI bei Personalentscheidungen oder in kritischer Infrastruktur, gelten jetzt ab dem 2. Dezember 2027. Für Hochrisiko-Systeme, die in regulierte Produkte eingebaut sind, gilt der 2. August 2028.

Unverändert bleiben die Verbote (seit Februar 2025) und die Regeln für KI-Modelle mit allgemeinem Verwendungszweck (seit August 2025). Die meisten Transparenzpflichten sind von der Verschiebung ebenfalls nicht betroffen.

An meiner Empfehlung ändert das nichts: Macht jetzt die Bestandsaufnahme. Die Pflichten kommen, nur später.

Quellen zum Update:

• EU Digital Omnibus On AI Enters Into Force (K&L Gates)
• EU AI Act: AI Omnibus formally adopted (Addleshaw Goddard)